科研实验

第九届中国电子文件管理论坛在京举行

12月15—16日,在国家电子文件管理部际联席会议办公室的指导下,由中国人民大学电子文件管理研究中心主办,中国档案学会和电子文件管理推进联盟协办的第九届“中国电子文件管理论坛”在中国科技会堂举行。此次论坛的主题为:“从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理”。论坛主要内容国家发展战略对电子文件管理要求解读,电子文件单轨/单套制管理的时机辨析,机关企事业单位电子文件管理和档案馆电子文件保存实践探讨,以及电子文件管理发展走向展望等内容。

参加本次论坛的领导有:中国工程院院士倪光南,中国科学技术协会党组成员、书记处书记束为,国家档案局副局长、中央档案馆副馆长付华,国家电子文件管理部际联席会议办公室副主任、国家密码管理局副局长于传斌,中国人民大学党委副书记郑水泉,中国科学技术协会办公厅主任王进展,中国档案学会秘书长邓小军,电子文件联盟理事长、中国电子技术标准化研究院副院长孙文龙,中央办公厅信息中心副主任柴德华,中央办公厅信息中心电子文件管理处处长刘冰、副处长彭洪。

论坛得到了中国科学技术协会的大力支持,国家电子文件管理部际联席会议的指导,中国档案学会和电子文件管理推进联盟的协助,部分IT企业,中国网、中国青年报、北京青年报、电子政务杂志和中国档案报等媒体杂志的支持,主办方对上述单位表示衷心的感谢!

本次论坛是与会代表最多的一届,参与论坛的有来自政府机关、企事业单位、高等院校、科研院所约670名嘉宾。


15日上午

15日上午的会议由中国人民大学信息资源管理学院院长张斌教授主持。张斌教授首先介绍了与会的领导和嘉宾,并对他们的支持表示感谢。本次论坛的主题是从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理,与会的各位领导和专家将在一天半的时间里为大家破题解题。


领导致辞

中国人民大学党委副书记郑水泉副书记首先致辞,他结合改革开放四十周年背景,从电子文件管理有利于提升政府治理能力,有利于管控国家信息资源,有利于促进信息化健康发展,有利于传承民族历史文化四个方面展现电子文件管理是国家信息化战略的重要组成部分,承担着时代重任和历史使命的电子文件管理将迎来前所未有的广阔发展机遇。因此要把握好转型之机,找准定位,坚持创新,锐意进取,中国人民大学和中国人民大学电子文件管理中心也将致力于推动电子文件管理事业的发展,最后,郑水泉书记祝愿本次论坛圆满成功。

中国工程院院士倪光南以重视文档格式标准的创新为题发表讲话,介绍了文档的分类,传统文档格式的特点,流式文档格式标准化现状,并提出打破现状的良策是对文档格式进行创新,包括对版式文档与流式文档融合、办公文档与网页文档融合、人读与机读融合、文档与数据融合四个方面提出创新。

国家档案局副局长、中央档案馆副馆长付华代表国家档案局对会议的召开表示祝贺,对大家的到来表示欢迎。当前追求的目标是文件以电子形式产生就仅仅以电子形式来保存,这是一个很重要的主题。这一主题反映了档案事业发展的趋势,随着认识的深入、技术的发展和法规标准的完善,单轨制离我们越来越近。同时,这个主题也顺应了新时代的要求,在互联网大发展的新形势下,对单轨的呼声越来越高。只有在产生、归档和管理规范化等各个环节规范化的共同作用下,才可以配合其他的条件推行单轨制。虽然我们距离单轨制越来越近,但仍存在诸多问题,希望在我们的共同努力下,继续研究,尽早地解决这些问题。

国家电子文件管理部际联席会议办公室副主任、国家密码管理局副长于传斌首先肯定了我国电子文件管理取得的进展,这与党中央的高度重视和从事电子文件管理专家学者们的努力息息相关。其次,介绍了过去一年中联席会议办公室在标准建设、电子文件应用以及服务民生三个方面做出的努力。最后,于主任表示电子文件管理是重要的国家战略,相信在各方面各单位的共同努力下,我国电子文件管理一定能取得更大的成绩。


开幕式结束后,论坛进入报告阶段。

中国人民大学电子文件管理研究中心主任冯惠玲首先作了题为“渐行渐近:单轨制电子文件管理”的报告。冯惠玲教授聚焦单轨制电子文件管理,主要涉及以下五方面的内容。一是概念界定,即单轨制是指仅以电子方式运行和保存电子文件的全流程。二是从双套制管理标准规范、单轨制实践推进、单轨制政策和学术研究等角度介绍了我国有关政策和实施简况,认为单轨制电子文件管理在各地各界得到越来越多认同,实践项目逐步推开。但相对于全国范围的电子文件管理而言,还只是浩瀚天空的星辰,光芒闪耀却星星点点。三是实施单轨制的理由,即单轨制才能实现电子文件文件管理的基本要求,才能助力提升信息化效能、降低成本。四是单轨制电子文件管理的主要支点,即法律、政策和制度,对应的关键词分别是证据力、无纸化和数字连续性。五是向单轨制进发,需要明确的发展目标和战略框架,需要全面部署电子文件管理和长期保存系统,需要培育电子文件管理的全套理论技术方法和专业人才,需要适应电子文件的全新观念。

中央办公厅信息中心副主任柴德华的报告以“国家电子文件管理战略与实践”为主题,从电子文件管理简述、发展历程、应用实践、新时代新思路四个方面介绍国家电子文件管理的战略与实践发展。报告指出,电子文件具有来源广泛、业务伴生、三元合一、依赖系统、形式多样五大特征,电子文件的真实性、安全性、长期可读性以及信息资源的国家控制能力、开发利用能力面临挑战。党和国家高度重视电子文件管理工作,相继出台电子文件管理相关政策法规和标准规范,建立省部电子文件管理协调机制、电子文件管理专家委员会、电子文件管理标准化工作机制,在全国多地开展电子文件管理试点,推动从传统文件管理到电子文件管理的转变。报告最后指出,新时代电子文件管理面临五大任务,即提升电子文件管理能力、规范业务电子文件管理、强化电子文件管理支撑、加强电子文件资源管理、促进凭证电子文件规范应用。

河北省财政厅党组成员、副厅长靳海增作了题为“小凭证激发大变革——公务人员差旅电子凭证网上报销的实践”的报告。报告从小凭证切入,以差旅电子凭证网上报销改革为例,聚焦全流程电子化管理的路径和方法。2017年,国电联办和财政部联合确定河北为全国唯一的差旅电子凭证网上报销试点,积极探索差旅管理和信息技术的无缝对接。在试点过程中,领导高度重视,注重夯实基础,建立健全协调机制,采取系列保障措施,成功构建出河北“1+3”工作模式。其中,“1”是指建立推进网上报销试点的工作方案,“3”是指实施网上报销管理的业务流程规范、系统建设规范和电子凭证管理规范。该模式在得到国电联办和财政部充分肯定的基础上,已基本具备在全国推广的条件。通过试点,财政厅实现了从出差申请,到车票、酒店预订,再到费用支付记账的全流程电子化管理;形成了公务活动大数据,服务领导科学决策;打破了党政机关对纸质票据的依赖,大幅提升党政机关的公务差旅效率。虽然改革的是车票、住宿发票等差旅凭证的管理方式,但放眼长远,改变的将是公务人员的公务行为、社会的诚信环境以及廉洁政府、效率政府、诚信政府建设的顶层设计,即小凭证激发大变革

浙江省大数据发展管理局高级工程师蒋汝忠的报告以“‘互联网+政务服务’加快单轨制电子文件管理创新”为主题,从单轨制电子文件管理困境、浙江单轨制探索和实践创新、下一步工作三个方面介绍了浙江省单轨制电子文件管理实践发展现状。报告指出,在单轨制电子文件管理面临单轨管理不明确、运行模式不成熟、法律效力不明确的困境背景下,浙江省积极推动单轨制探索和实践创新,依托浙江政务服务网进行“最多跑一次”改革,贯彻落实深化“互联网+政务服务”大数据建设要求,积极推进政务服务事项电子文件管理创新,着力构建和完善电子文件管理的顶层设计,加快完善电子文件归档和电子档案管理的技术支撑,进一步提升浙江政务服务网电子文件管理整体水平。报告最后指出,浙江省单轨制电子文件管理的下一步工作重点是深度融入政府数字化转型、深化推进电子化归档工作。

京东集团副总裁蔡磊作了题为“从电子发票走向智慧财税”的报告。他向我们介绍了京东集团从电子发票向智慧财税的发展。首先是电子发票现状及趋势,包括我国电子发票政策推行的历程,电子发票发展历程与现状,及电子发票对企业、税务机关、社会和消费者的意义。京东一直关注这一领域的实践创新,在2013年,中国首张电子发票在京东集团诞生。面对电子合同、电子发票和电子票据等,企业既有动力,也有压力。这些电子文件关乎企业成本和效率。京东每年产生电子发票近20亿张,有两千名员工打印发票都难以支撑。其次,蔡磊副总裁为我们介绍了智慧财税及其未来展望,如人工智能、云计算和区块链等技术的应用。以区块链为例,京东上线了基于区块链的增值税专用发票,不仅实现了电子发票全流程电子化,还包括订单交易信息等,而且只需要30秒就可以在区块链中给税务机关增加一个节点。随后,蔡总从内外部环境的变化和财税管理的集成化信息化阐述了智慧财税革新管理模式。最后,蔡总介绍了京东集团创新实践,包括大象慧云(电子发票)、“互联网+财税”联盟、益世商服(电子工商)和云京科技(电子印章)。

中国人民大学法学院刘品新教授作了题为“从智慧法治新动态管窥电子文件立法”的报告。他旗帜鲜明地表达了长期以来档案领域对电子文件的法律证据性存在误解,但司法领域并没有否认电子文件的法律效力,相反地,司法领域认为双套制不利于电子证据的司法应用,呼吁档案领域推行单轨制。刘教授从智慧法治建设进程讲起,指出司法领域的信息化、智能化发展趋势,形成了上海、贵州、江苏(无锡)等模式,同时互联网法院建设取得重要进展,成为司法主动适应互联网发展趋势的一项重大制度创新。报告指出,目前最高人民法院已于2018年9月出台规定,要求互联网法院应当承认符合该规定要求的电子数据,浙江省高级人民法院也出台办法规定智能语音在法院庭审过程中的法律效力。刘品新教授认为,智慧法治的建设不仅是传统证据的电子化,还要支持电子档案,电子证据将迎来春天。不过,目前司法领域最大的障碍是纸质归档问题,他呼吁电子文件立法应该纳入议事日程,并就电子文件立法的定位、节奏、适用范围等问题提出自己的见解。


电子文件管理研究中心研究员合影


15日下午

15日下午的会议由郑州航空工业管理学院信息管理中心主任李泽锋教授主持。


嘉宾发言

国土资源部信息中心科技成果管理办公室工程师吴玉龙作了题为“理论与技术并举 应用与安全同步”的报告。他从党中央、国务院和自然资源部的相关政策文件入手介绍自然资源部电子文件管理工作。首先是工作基础,包括多年的信息化建设成果、完善的标准规范和制度体系以及管理部门与社会力量的关怀与支持。其次是相关成果,主要涉及电子文件管理标准制度体系建设、全国宗地统一代码电子文件管理试点工程、自然资源部网页资源归档管理试点工作、自然资源部数字档案室建设试点工作、关系型数据的电子文件离线存储与和版式阅读封装规范以及自然资源数据真实性凭证验证中心。再次是经验总结,即坚持发展趋势、坚持试点应用、坚持科技创新。最后是相关建议,一是进一步完善相关法律法规,提高电子文件的法律效力;二是进一步规范电子文件的生成、传输、流转、保存和利用;三是进一步明确公众需求,扩大电子文件应用范围。

电子文件管理推进联盟副秘书长陈亚军作了题为“电子证照系列国家标准解读及其应用展望”的报告。他聚焦电子证照系列标准的解读和应用。首先是标准解读。一是标准研制的背景,中央大力推行“互联网+政务服务”,因此,国家层面顶层设计有待进一步优化,证照信息和文件标准要统一。二是标准研制的基本情况。从2016年起,经过需求调研、标准研制(试验验证)、征求意见、审查报批四个阶段,历时近3年,最终颁布包括总体设计类、数据和文件类以及接口协议类在内的电子证照系列标准,有助于指导规划设计、规范建设实施、实现互联互通。三是从证照使用的场景和相关方、总体架构、目录信息规范、元数据规范、标识规范、文件技术要求、共享服务接口规范、电子证照应用目标等角度对标准的重要条文进行解读。其次是应用展望。一是“少填少报”和“证照编目”,二是提供社会利用,三是“隐私保护”和“证照复印件”。最后对电子证照标准进行了总结,认为要依法依规、电子文件是一种思维模式、接口模式。

中山市档案局(馆、地方志办)副局长(副馆长、副主任)陈绪波的报告以“数字档案室(馆)建设实践与单轨制电子档案管理实施”为主题,主要探讨中山市数字档案室(馆)建设实践和单轨制电子档案管理实施情况。首先,报告指出中山市数字档案室建设具有在线归档、实时归档、全流程系统管理、整合共享等特点,目前中山市数字档案馆已经形成数字档案资源库群,实现利用服务全覆盖,构建“三防三备”安全保障体系。其次,报告介绍了中山市数字档案室(馆)建设的主要成效,包括促进档案工作转型、促进思想观念转变、提高档案数据质量、强化安全保障等。最后,报告从实施单轨制的可行性与必要性、实施单轨制的节点与管控、实施单轨制的基本条件与实施策略、实施单轨制的体制机制障碍与建议四个方面,阐释了中山市数字档案馆(室)单轨制电子档案管理实施情况,指出应从管理体制、思想观念与行为习惯、专业技术与人才三个方面降低单轨制电子档案管理实施障碍。

全国地质资料馆资料开发室主任吴轩以“数字地质资料馆单轨制电子文件管理思考与探索”为主题,从研究背景和意义、国内外差距和现存问题、实施方案、实际应用五个方面探讨全国地质资料馆的单轨制电子文件管理现状。首先,报告指出地质资料同样面临电子文件单轨制问题,存在新增资料数量大、资料价值密度高等特点。其次,报告指出目前国内外数字地质资料发展存在一定差距,认为地质资料数据存在数据专题类别多、数据跨越周期长、数据格式平台多、数据理论标准多、数据版本多等五个特征,并提出当前地质资料的发展面临八个问题。在此基础上,报告提出“以电为主、以纸为辅”的理念,指导数字地质资料发展。最后,报告从数据发现、数据可解释、数据开放、服务模式、共享分级、数据权益六个方面探讨了地质资料单轨制电子文件管理的应用,通过“质量管理机制+信息化手段”,保证科学数据的“真实、完整、可靠和可用”。

北京海泰方圆科技股份有限公司副总经理柳晶的报告以“从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理:电子文件管理系统研发与实践”为题。主要分为三个部分。首先,从电子文件管理与国家信息化战略相伴随、认清电子文件特点和管理现状以及国家信息化战略和新技术给电子文件管理带来的挑战和契机来探析“从双轨到单轨”的机遇与挑战。其次,报告认为电子文件管理既是信息化的部分,又是信息化的基础保障。同时,面向电子文件管理模型,提出海泰电子文件可信管理解决方案,于2012年业内首创“三维一体”产品体系。其中,第一维是电子文件资源管理体系(电子文件管理平台),第二维是电子文件安全保障体系,第三维是电子文件可信验证体系。最后是行业应用实践。海泰方圆电子文件管理服务范围覆盖机关、政务服务、档案、教育、医疗、军工及制造业、审计等行业领域,重点介绍了党政机关电子文件管理支撑平台、电子证照和医疗卫生机构电子病历文件管理等。随着应用“从信息化到无纸化”,电子文件运行“从双轨到单轨”,在电子文件管理中资源管理是基础,安全保障和可信验证是关键。


16日上午

16日上午的会议由中国人民大学信息资源管理学院副院长刘越男教授主持。刘越男教授总结了论坛的整体结构,简要介绍了16号上午论坛的主要内容。论坛整体是总分总的结构。15号上午的报告对论坛主题进行了破题,并从不同的角度予以了方向性的解释;下午是政府板块和行业板块,主要聚焦于政府机关和行业主管部门;16号上午,我们主要关注企业板块,有四位报告人就企业电子文件管理情况进行介绍。最后,由钱毅教授对整个大会进行总结报告。


嘉宾发言

国家档案局经济科技档案业务指导司企业档案处处长蔡盈芳作了题为“我国企业单轨制电子文件管理进展”的报告,以尝试、破冰、扩围、再出发为主线回顾和展望了企业单轨制电子文件归档管理工作。蔡盈芳处长从日常生活中的发票报销入手,基于电子发票报销需要一系列打印件的事实,认为这种状况与信息化建设的初衷背道而驰。为解决上述问题,首先要明确单轨和双轨的概念,以及我们所谓的“单轨”是业务过程单轨还是归档单轨。我们需要认清问题的来源,目前业务领域单轨制做得相对较好,而档案领域仍然存在“两个凡是”的错误倾向,即“凡是电子的都打印出来归档,凡是纸质档案都扫描”。

《企业会计信息化工作规范》的出台意味着单轨制“破冰之旅”的开始。此后,电子发票开具也进入试点实施阶段,中国人保财险作为试点企业首次实现了电子发票开具、取得、入账、归档、回传的全流程信息化闭环管理。在“破冰”的基础上,我们继续“扩围”,包括《会计档案管理办法》的修订、确定企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位,人保财险和中国电信广东分公司等取得了很好的效果。

当前企业单轨制电子文件归档管理面临着来自工业互联网和数字经济的挑战,具体包括产生的环境由局域网转向互联网、由内部转向内外兼有、格式更加多样、形成系统更加多样、档案的作用更加关键以及我们对电子文件归档管理规律原理的认识尚未深化。同时,机遇与挑战并存,法律环境更加健全、社会意识更加强烈、软硬件环境更加完善和电子档案管理技术更加可行。因此,我们需要重新整理思路“再出发”。例如《海关专用缴款书》打印改革试点、召开电子发票应用推广专题座谈会、组织开展第二批企业电子文件归档和电子档案管理试点以及企业数字档案馆(室)建设试点。其中,在企业数字档案馆(室)建设中,必须实现至少一个系统的单轨制管理。

中国人民财产保险股份有限公司财务会计部副总经理、财务共享服务中心主任汪波作了题为“中国人保档案电子化会计领域应用实践”的报告。他主要汇报了中国人保的会计档案、电子发票和银行单据的单轨制电子文件实践发展,指出中国人保电子会计档案和电子发票基本实现全流程自动管理和归档,提升了企业工作效率和服务能力,取得电子会计档案和电子发票单轨制管理的重大进展,在国内形成了一定的示范效应。

中国人保会计档案电子化起步较早,于2013年开展电子发票及电子会计档案综合试点工作,2014年成为国内金融保险业首家实行会计档案电子化管理的企业,并率先实现企业电子发票全流程自动接收入账。报告指出,中国人保会计档案电子化的探索源于传统管理方式面临的问题,旨在通过搭建集成自动化的会计档案管理系统、开发具有实用性的功能模块,规范公司电子会计档案和电子发票全生命周期管理标准,优化工作流程,完善配套制度体系,应用领先信息技术,打造绿色账本,实现价值创造。

汪总指出,中国人保在会计档案电子化、电子发票开具、电子发票报销入账、银行单证电子化等领域均进行了积极探索。在会计档案电子化方面,中国人保从系统建设、流程优化和职责明晰三个方面探索电子会计档案单轨制。中国人保搭建集成自动化的会计档案管理系统,具备八大实用功能模块,实现与HR系统和费用报销系统的自动对接,并采用多重防伪技术、用户身份认证、数据完整性校验、漏单管理系统预设保障档案安全。明晰并优化会计档案业务处理全流程,首先统一会计档案管理术语、编码规则及装具要求,实现随办随归和全流程管理的规范化。此外,中国人保积极开展电子发票开具和报销入账、银行单证电子化的实践,实现电子发票全过程自动管理和归档,以及银行单证与交易明细的完整性自动校验,目前正在江苏分公司开展完全取消银行回单的试点。

报告最后,汪总从创新性、价值性、经济性和示范性总结了中国人保会计档案电子化项目的成效,并对电子会计档案、电子发票和档案单轨制的发展趋势提出自己的展望。

比亚迪股份有限公司集团文档中心主任王亚兰作了题为“比亚迪文档信息化建设实践”的报告。该报告在对比亚迪、文档规模和文档比重进行简要介绍的基础上,着重阐述了文档管理模式、单轨制管理和文档信息化。需要说明的是,比亚迪文档中心偏向生产和研发文件的管理,而不涉及财务、人事等,负责管理公司的无形资产。就文档管理模式而言,比亚迪在文档一体化管理模式和产品文件生命周期管理的基础上实现360°多维度文档管理,对人才的专业、知识、能力、素质等提出了新的要求。

就单轨制管理而言,比亚迪经历了纸质文件管理、纸质与电子文件并行管理之后,逐渐向电子文件单轨制管理过渡。虽然我们以前没有明确提出“单轨制”,但在不知不觉中已经开始向电子文件单轨制管理过渡。例如,由于民营企业的劳动合同数量巨大,签订和管理合同成为非常麻烦的事情,我们就思考是否可以推行电子化方式,但在推行过程中受到了阻力。再如,今年有很多企业来比亚迪推销电子印章,这的确能够在某种程度满足我们的需求。但仍需解决几个问题:一是电子印章是否涉及法律的问题,有没有法律保护;二是这些公司提供的电子印章是否足够安全。同时,这种试点推广工作最好选择央企、国企,而不是私企,因为作为民营企业,必须考虑成本和安全风险。

就文档信息化而言,从2005到2018年,先后涉及电池产品文控系统、集团档案管理系统、电池产品PLM系统、集团文控系统、汽车产业PLM系统、生产管理系统、集团数字档案管理系统和集团内容管理平台。其中,关于集团内容管理平台,我们有过较长时间的讨论,包括合不合适、有没有必要、如何用、跟谁合作以及成本和安全问题,这就相当于给比亚迪建立“百度”,打破业务系统之间的壁垒。我们现在正在进行调研,预计明年上线内容管理平台。此外,就文件信息化和档案信息化关系而言,两者一脉相承,覆盖文件全生命周期,前者是后者的基础,后者是前者的归宿,但前者侧重过程控制,关注集成,而后者侧重开发利用。

江苏核电有限公司信息文档处查凤华作了题为“江苏核电文档信息化创新实践及探索”的报告。报告从应用场景入手,对江苏核电的文档信息化管理实践进行了细致讲解。江苏核电作为国家首批电子文件试点单位之一,于2018年2月通过项目验收,将国家标准规定的有关元数据和电子文件“四性”检测、接口等要求切实落地,实现商务合同和财务会计电子文件全过程管理,对企业电子文件单轨制推进具有借鉴意义。

查科长在分析文档信息化创新的国家、行业和文档转型背景基础上,指出江苏核电依托信息技术,实现了电子文档在五个具体场景中的智能应用。第一,文件自动交换,贯通企业内容管理(ECM)系统与工程公司施工管理系统,通过自动抓取、默认设置和KSS补充相结合实现元数据同步管理。第二,信函智能分发,通过制定的信函分发矩阵,系统根据机器学习分发建议、参考发文分发建议,综合判断信函分发,节省人力成本,提升信函分发效率。第三,文件自动归档,江苏核电电子文件试点项目依托ECM系统,构建统一归档模块,建立财务会计和商务合同文件的接口标准、归档范围、存储格式、元数据等规范,实现电子文件从业务系统到ECM的自动归档。第四,案卷移动上架,通过ECM生成条形码和二维码,建立电子档案和纸质档案实体位置的关联,自动将实体架位号回写到ECM案卷元数据中,并构建3D文档库房,便于档案精准定位和查找。第五,文档整合利用,江苏核电基于用户利用热点开展专题档案编研,形成了链接、KKS编码、系统流程图三种知识服务模式,实现电子文件内容聚合管理和利用服务。

报告最后指出,江苏核电电子文件的后续探索将重点关注文档智能服务、电子文件单轨制和文档管理转型方向三个问题。

中国人民大学信息资源管理学院钱毅副教授作了题为“基于能力成熟度模型的单轨制电子文件管理要素分析”的报告。报告聚焦单轨制电子文件管理能力成熟度模型,探索单轨制电子文件管理推行的要素、时机和条件。报告从单轨制概念辨析入手,认为“轨”主性质,“套”主类型,“份”主数量。其中,“轨”包括模拟轨和数字轨。按照实施范围,“单轨制”可分为“小单轨”(组织层面)和“大单轨”(社会层面)。在此基础上,进一步提出模拟态、数字态、数据态的三态演化,并预测未来可能进入模型态。电子文件管理属于数字态空间,需要用数字的方式对其进行管理。单轨制电子文件管理涉及诸多要素,需要全方位的要素配合。而能力成熟度模型(Capacity Maturity Model,CMM)以过程管理思想为核心,能够有效管控多种要素,适用于组织电子文件管理过程改进。

在对能力成熟度模型的概念、背景以及CMMI表示法进行简要介绍的基础上,提出组织电子文件管理成熟度的6类关健域(即业务域、管理责任域、法律政策环境、标准规范环境、组织总体IT环境、文档系统环境)和27个关键过程域,并通过美国、英国、加拿大、澳大利亚等国的文件管理评估工具对上述指标设计进行验证。构建基于组织的电子文件管理成熟度模型(OOERM-CMM)的过程包括过程域和关健域构建、成熟度级别设定以及模型应用。在表示法方面,阶段式表示的成熟度级别(Maturity Level,ML)给出了软件组织实施过程改进沿着从低级别逐步向高级别成熟度发展的路径,包括初始级、可重复级、已定义级、已量化管理级和优化级;连续式表示的能力等级(Capacity Level,CL)给出了软件组织在过程改进中一些过程域如何从能力较低的等级逐步向高能力等级发展的路径,包括不完整级、已执行级、已管理级、已定义级。最后,也对关键域中的关联关系以及该模型的应用路径进行了分析,后续也将继续研究“大”“小”单轨制与成熟度级别(ML)的关系、行业版量表的本地化、研究从“小单轨”到“大单轨”以及从局部单轨到全面单轨的拓展路径。


问答与讨论环节

参会嘉宾结合自身单位面临的实际问题和各位报告人的发言,积极参与提问与讨论。我们为大家选取了一个问答片段:

郑州航空工业管理学院李泽锋教授:我想咨询一下蔡盈芳处长。我们学院面临着巡视组查询各种票据账单的需求,而有时候他们要求查询纸质票据,如果我们的文件都是电子的,应该怎样给使用者提供利用呢?

国家档案局经济科技档案业务指导司企业档案处蔡盈芳处长:这不是你们一家单位面临的问题。第一,他要看这个纸质的,并不影响我们归档电子的。他要看纸质的,是觉得看电子的不方便?还是一定要看纸质的原件?这两件事情要分开。如果有的利用者年龄比较大一点,他觉得看电脑比较麻烦,希望使用打印出来的纸质版的,这不影响我们电子文件归档。所以,这两件事情要分开来看。还有的单位可能说,我就相信纸质的,不相信电子的,这只是极个别人的观点,不能代表国家和整个行业,国家的法律是承认电子证据的。个别审计人员要求看纸质版的,不代表我们国家和行业这方面的全流程就是要求这样的,所以要把个人的行为和国家的政策区分开来。我们怎样给他们提供利用呢?有的单位已经实现了,给他们分配一个账号。审计哪个单位的,就把哪个单位的账号和权限给他,他可以自己检索查看。外部审计也是可以的,把文件下载下来,用pdf等形式都可以。这种利用还需要一个逐步接受的过程。


会务组人员合影


感谢会务组各位成员!他们的参与极大地推动了会议的顺利进行。


为期一天半的论坛中,会议发言人从政策发展、理论研究、标准建设、实践探索等角度回顾了国内外电子文件管理的历程,并对中国电子文件的未来进行了展望。


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