2024年7月，由中国人民大学国家一级教授冯惠玲主持编写和审定的《档案学名词》由全国科学技术名词审定委员会发布。该书涵盖了档案学科的各个领域，对相关名词做了规范释义和体系构建，为学术研究与交流、教育教学、档案管理实践等提供了标准的概念依据。其内容包括总论、文件管理、档案管理、档案文献编纂、档案保护、电子文件管理、历史文书、中国档案事业史、外国档案事业史等九个部分，共收录1682个词条，构建了一个完整的档案学名词体系。
《档案学名词》是由全国科技名词审定委员会公布的档案学科名词体系。截至目前，全国科技名词审定委员会已经发布了100多个学科的近百万条名词，涵盖自然科学、工程技术和人文社会科学等众多学科。《档案学名词》是唯一由中国人民大学承担组织编写和审定工作的学科，是全国名词规范化工程的组成部分，也是档案学概念体系的一次总体建设。冯惠玲教授表示，一个学科要创新和发展，具备完整成熟的概念体系是基础条件。术语是概念的指称，概念体系必须依靠术语体系来具体呈现。档案学名词的审定，就是在系统梳理学科各种概念的基础上，给概念定名或命名，从而建立起反映学科概念体系的术语体系，这对于促进档案学科的创新和发展有着重要的基础意义。
全国科技名词审定委员会事务中心副主任代晓明表示，《档案学名词》的编写与审定汇聚了档案界、教育界、学术界众多专家学者的智慧，吸纳了档案学研究的最新成果，为从事档案研究、档案教育、档案工作、档案管理等方面人士统一认识提供了一个基本的遵循。这里说基本遵循，是因为全国科技名词委是国务院授权的机构，代表国家审定、公布科技名词，其审定公布的名词具有权威性和约束力，全国各科研、教学、生产经营以及新闻出版等单位应遵照使用。
《档案学名词》的编写与审定工作始于2009年末，至2024年初完成，历时十四年半，包括编写和审定两方面工作，其中编写团队由中国人民大学信息资源管理学院的教师组成，主要承担名词释义和翻译工作；审定委员会由教育部档案学教学指导委员会为主体的27位档案专家组成，主要承担名词框架、释义和英文的审核确认。两个团队相互配合，一体化推进，创新了科技名词的编审机制。为保证名词质量，审定委员会聘任了若干分支学科专家担任各分支审稿人。审定委员会秘书处设在中国人民大学信息资源管理学院，承担了大量组织协调工作。全国名词委、国家档案局对于《档案学名词》的编写审定给予重要的支持和指导，特别是负责联系本学科的全国科技名词审定委员会事务中心副主任代晓明博士全程指导并多次审阅文稿，在各方协同努力下实现了《档案学名词》的正式出版。
《档案学名词》的编写和审定是一项复杂艰巨的学术工程，冯惠玲教授及其团队在此过程中严肃对待，严谨推进，严格把关，从确定收词范围和编排体例，到词条释义与翻译、专家审核，经历了多个环节的艰辛工作。为保证档案学名词的准确规范，类目科学合理，编写和审定团队在框架制订、词条释义、多重属性条目的归属认定、词条查重、英文翻译等环节深入研究，反复斟酌，一丝不苟，精益求精，其中一些词条是首次编写和翻译，编写和审定专家投入了大量精力进行考证与推敲。冯惠玲教授表示，这项工作的工作量、难度、复杂性和挑战性超出了预想，对档案学专业功底有很高的要求，看到这项学科基础工程的最终完成，她深感欣慰。代晓明指出，名词审定不同于词典编纂，它是一次对学科术语规范化的过程。而术语规范的难度本身非常大，因此，档案学名词审定工作经历了十余年的时间，是可以理解的。术语有三难：一是同一术语，理解和表述不同；二是随着学术发展，术语的能指、所指随之发生变化；三是对术语规范工作的指导思想不易统一。这些困难在档案学名词审定过程中也遇到。档案学科中一词多义、一义多词的情况也很常见，给定名、释义和译成英文都带来极大难度，而且不同的译名体现了不同的观点和思想，达成共识需要不断研讨，颇费时间。
这项由众多专家倾心完成的工程，体现了中国档案工作历史与当代中国档案事业的特色，比如“金文档案”、“满文老档”、“石室金匮”、“千文架阁法”等等，这是中国档案史特有、专有的名词，有着独特的内涵；比如“档案资产”、“档案数字资源”、“档案数据”、“数字文件”、“革命历史档案”、“档案局”等，体现了鲜明的时代特色和中国特色。学术名词是概念的符号、知识的元素，《档案学名词》的编写和审定，是对档案学科概念规范化、标准化和系统化的一次推进，也是对档案学科一次全面的知识整理，对于我国档案学建设具有重要的基础意义和科学价值。
