2022年第十二届“中国电子文件管理论坛”成功举办
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参会人员：
4月16日，由中国人民大学信息资源管理学院、中国人民大学电子文件管理研究中心主办的第十二届“中国电子文件管理论坛”成功举办。论坛的主题为“深耕内容——电子文件管理深化与服务升级”。来自党政机关、企事业单位、高等院校、科研院所、档案信息技术公司的400多名代表汇聚云端，共同探讨在电子文件与数据管理深度融合的背景下，如何通过深耕内容实现电子文件与档案资源的价值转化和业务赋能，推动电子文件的单轨制拓展和数据化转型。
中国人民大学原常务副校长、一级教授、电子文件管理研究中心高级顾问冯惠玲，国家档案局副局长、中央档案馆副馆长解津伟，国家电子文件管理部际联席会议办公室副主任张春起，国家档案局档案馆（室）业务指导司副司长丁德胜，中国科学院文献情报中心副主任、中国科学院档案馆馆长潘亚男，国家档案局科技信息化司科技处处长程春雨，中国人民大学人才工作领导小组办公室主任张斌，中国人民大学电子文件管理研究中心执行主任钱毅等领导嘉宾出席会议。
论坛开幕式
论坛开幕式由中国人民大学信息资源管理学院院长、中国人民大学电子文件管理研究中心主任刘越男教授主持。刘越男介绍了与会的各位领导和嘉宾，对大家的支持表示感谢，特别感谢本届论坛的支持单位——上海鸿翼软件技术股份有限公司，感谢海泰方圆科技股份有限公司、中库（北京）数据系统有限公司的支持，感谢《档案学通讯》《中国档案报》等新闻媒体的支持。
冯惠玲代表论坛主办方致欢迎辞，对各位与会者的到来表示热烈欢迎。现阶段，信息化的显著特征是数据赋能，将数字信息嵌入数字政府、数字文化、智慧城市、数字乡村、数字生活等方面，追求信息世界与物理世界的统一融合。在此过程中，信息作为活的要素参与和赋能数字社会。数字生活需要活的含义明确的数据作为支撑，而不是静止的意义不明的文件库藏。在数据时代，文件的作用和功能是有限的、被动的，甚至是滞后的，只有让电子文件的全部内容能够自动灵活地匹配任何明确或潜在的需求时，才能以要素的身份加入大数据战略，发挥电子文件的价值并使其增值。在数据化管理背景下，需要深化扩展电子文件管理的“四性”，尤其是关于可用性的认知，需要走向机器的可读、可理解、可表达和可分析，实现文件内容的知识化和智能化应用。数据化管理是深耕内容的基本路径，涉及数据的覆盖面和连接度。从覆盖面来看，需要在观念上将电子文件扩展到各领域生成的原生数据，与数据管理深度融合；从连接度来看，包括各种系统数据和多种媒介数据的连接。数据连接有赖于电子文件的细颗粒化、结构化、语义化，使计算机能够在数据分析中发现和创造新知识，这也将成为电子文件管理领域实质性的进阶革命。我们需要大幅提升文件对于数字业务的贡献度和资源价值，深度参与数字社会的运行，成为激活和支撑数字政府、数字经济、数字生活的资源要素。
解津伟代表国家档案局、中央档案馆对中国人民大学档案学院建院70周年表示热烈祝贺，向学院长期以来对全国档案事业的大力支持表示衷心感谢。近年来，大数据、人工智能等新一代信息技术快速迭代，推动经济社会发展和生产生活方式向全面数字化方向转型，电子文件作为数字社会最主要的信息记录和传播载体，怎样才能管好用好需要档案部门深入思考。国家档案局、各级档案部门在实践探索层面以及高校的专家学者在理论研究层面都取得了可喜的进展与成果。当前我国档案事业发展正处于最好的历史时期，随着档案工作全面数字化转型升级，档案工作也面临更加复杂的环境、更加模糊的边界、更加多元的需求、更加丰富的场景、更加多样的角色，但同时也必将面临更大的发展空间。为此，我们必须围绕中心，服务大局，聚焦档案工作的重点、难点、痛点问题和档案部门的现实需求，进一步加强对电子文件管理方式、方法与服务模式的研究。本届论坛以“深耕内容——电子文件管理深化与服务升级”为主题，分享各行业、各领域电子文件管理在单轨制拓展与数据化转型进程中的理论和实践，分享数字环境下档案工作的新格局和新思维，希望与会的领导、专家学者和档案同仁能够广泛交流，深入探讨电子文件管理深化与服务升级之道，为中国档案事业高质量发展建言献策。
张春起代表国家电子文件管理部际联席会议办公室对论坛的举办、中国人民大学信息资源管理学院建院70年来取得的成绩表示热烈祝贺，对学院多年来给予国家电子文件管理工作的帮助和支持表示感谢。党的十八大以来，国家电子文件管理工作取得明显成效和长足进步。电子文件管理体制机制逐步健全，法规制度和标准体系日益完善，科技和产业支撑初具规模，电子文件在重要领域普遍应用，社会影响力持续提升。一是助力党政机关数字转型。规范党政机关电子文件管理，推动电子公文管理系统广泛部署应用，党政机关电子公文使用率超过80%。二是助力数字经济健康发展。推进电子发票、电子票据等经济领域电子文件的规范管理和应用，例如，通过电子发票应用试点，使纳税主体发票业务减少95%，实现市场交易便利化。三是助力数字社会加快建设。聚焦教育、医疗等民生重点领域，推动电子学籍、电子病历等电子文件应用。数字时代，数据资源已成为重要的生产要素，电子文件作为国家和社会各领域重要数据资源的基本载体，深耕内容已经成为充分发挥和提升电子文件价值的必然选择。本届论坛主题与数字中国等国家重大战略布局、国家电子文件管理事业发展高度契合，具有重要意义，希望能够为“十四五”时期电子文件管理工作提供新的思路观点和方法手段。
人大—鸿翼数字档案联合实验室发布仪式
主持人：张宁
人大-鸿翼数字档案联合实验室”发布仪式和上午的主题报告由中国人民大学信息资源管理学院副教授张宁主持。
在开幕式上，“人大-鸿翼数字档案联合实验室”揭牌成立。中国人民大学信息资源管理学院院长、电子文件管理研究中心主任刘越男教授与上海鸿翼软件技术股份有限公司董事长兼CEO龙凌云隔空连线共同完成揭牌仪式，宣布联合实验室的正式成立。
刘越男教授表示，成立“人大-鸿翼数字档案联合实验室”是推动产学研合作走向深化的新发展阶段。一是“真投入”，联合实验室的建设和运营需要长远的投入；二是“真合作”，联合实验室的宗旨是共同推动包括电子文件、档案管理在内的信息资源行业的发展，打造“以问题驱动科研、以科研驱动实验、以实验驱动教学”的产学研用融合发展新模式；三是“真开放”，联合实验室面向整个学界和业界开放，希望联合实验室能够成为电子文件和数字档案管理研究与教学的新平台，为国家档案事业数字化转型、整个社会的数字化转型贡献绵薄之力。
龙凌云表示，联合实验室将从档案数字化全流程管理、文化遗产数字保护和数字人文等应用领域入手，在大数据、人工智能、物联网、数据长期保存等前沿技术领域展开全面合作。希望通过成立联合实验室，形成产学研联动优势，加快档案科技创新，助力档案工作数字化转型和升级，为中国档案事业发展培养更多的专业人才。同时也希望能与业界同仁共同深化档案数字化转型，共同保存社会记忆、传承人类文明。
主题报告·上午场
国家电子文件管理“十四五”时期有关工作部署
国家电子文件管理部际联席会议办公室童新海指出，“十三五”时期，国家电子文件管理工作取得显著成绩，但在“十四五”时期，电子文件管理面临着新的形势——泛在化的应用趋势、多元化的价值趋势、融合化的技术趋势。国家电子文件管理“十四五”时期有关工作部署总体思路是围绕提升电子文件管理和应用水平，着力强化电子文件规范管理、健全电子文件管理工作机制、推广普及电子文件应用，推进电子文件管理与国家事业深度融合，有力支撑国家治理现代化、服务经济社会发展和人民美好生活。具体来说：一是强化电子文件规范管理。以修订《电子文件管理暂行办法》为牵引，组织制定电子印章等基础法规，完善电子证照等应用制度，同时加强督促指导，开展监督检查，提升法规制度执行力；按照统筹规划、急用先行的原则，稳步有序推进电子文件管理标准制修订。二是健全电子文件管理工作机制。优化电子文件管理工作体系；健全电子文件管理与信息化协同发展工作机制；依托电子文件管理推进联盟，优化电子文件管理产业发展促进机制。三是推广普及电子文件应用。大力推进电子文件在各领域的普及应用，特别是深化电子证照、电子公文、电子会计凭证、电子档案等在机关办公、财税金融、社会管理、民生服务等重要领域的有序有效应用；同时推动电子文件理论和技术研究。到“十四五”末，基本建成科学完备的电子文件管理体系；到2035年，建成适应基本实现社会主义现代化目标的电子文件管理体系。
新时代新征程呼唤智慧档案战略——从数字档案馆到智慧档案的构想和实施路径
国家档案局档案馆（室）业务指导司副司长丁德胜探讨了从数字档案馆室走向智慧档案的发展趋向。经过20多年的发展，数字档案馆室在确立档案信息化基本框架和要求、提供电子文件归档管理解决方案、促进相关标准规范出台、助推智慧档案馆建设等方面发挥了巨大作用，已经成为事实上的档案信息化发展战略。但与此同时，档案信息化发展仍然面临着一系列的问题，包括档案信息化和国家信息化存在代差、档案信息化发展战略存在供需落差、档案信息化工作方向存在思路偏差、信息化工作任务实施存在执行温差。为破解上述难题，需建设智慧档案，将其作为档案工作应对数字转型、资源重构、智慧挑战、价值重塑的战略性安排。在此背景下，一方面，需要强化智慧档案的顶层设计和战略供给，制定发展规划、确定总体架构、制定标准规范、建立评价体系；另一方面，需要统一建设信息基础设施、数据资源、基础支撑、标准规范、管理保障，实现“大网络、大平台、大资源、大智慧”。
基于档案资源的数据基础设施建设
中国人民大学信息资源管理学院教授、中国人民大学电子文件管理研究中心执行主任钱毅提出“基于档案资源的数据基础设施建设”（Archives-based Data Infrastructure，ABDI）的概念和构想。ABDI是指依托档案机构馆藏资源，以融入社会治理、提供共享利用为目的的各类形态（以数据为主）的资源集合和数据服务。从提出背景来看，ABDI既是档案部门作为资源单位深化社会服务的内在要求，也是数字世界发展、档案数字资源建设的实践需求。从理论与技术基础来看，ABDI符合档案资源观从国家档案观、社会档案观走向数据档案观的演进逻辑，体现出档案对象从模拟态、数字态走向数据态的演进趋势，同时数据治理和DAAS（数据即服务）为ABDI提供了技术和方法支撑。从构建原则和策略来看，需要坚持权威性、完整性和扩展性的基本原则，并在业务层面丰富和挖掘ABDI的应用场景，在对象层面基于数据和服务构建ABDI、开发相应的产品体系，在标准层面立足资源交换，在技术层面开发DAAS服务。从配套管理来看，需从政策、管理、技术、安全等维度出发，构建“平台+服务+生态”的ABDI数据基础设施管理模式。
“集、承、享”——浅谈基于内容的全链档案管理与服务
上海鸿翼软件技术股份有限公司档案事业部高级咨询总监胡栋材从全生命周期的视角出发，审视新时代档案工作面临的挑战，将其归纳总结为规范收集（即汇集）、长期保存（即传承）和价值挖掘（即智享）三个方面。按照鸿翼的内容管理成熟度模型，文件档案管理将从离散文件、统一内容走向内容业务、内容智能。基于此，可将基于内容的全链档案管理与服务作为应对之策，并指出需要构建由档案人力与经费、档案软件与设施、档案流程与管控、档案制度与标准、档案管理理念构成的档案管理体系。具体来说，在汇集层面，需要将档案咨询规划作为汇集基础，将档案数字加工作为汇集重点，将档案信息化系统作为汇集载体；在传承层面，将长期安全保存作为策略保障，实施“3-2-1”存储备份策略，将磁光电胶作为介质保障，将光磁库一体机作为设备保障，将智慧档案馆库建设作为馆库保障；在智享层面，提出智能检索智享、知识管理智享、人类文化智享的发展路径。
主题报告·下午场
主持人：章燕华
下午的主题报告第一场由浙江大学公共管理学院副教授章燕华主持。
融入数字，探索电子档案单套管理落地见效
福建省档案馆信息技术处副处长袁平分享了福建省档案信息化建设积极融入数字福建的探索与实践。一是以项目为抓手，持续深入福建档案信息化建设实践。按照“先资源-后平台-再共享”的思路，先后建设完成分布式档案基础数据库、分布式档案网站系统、电子证照系统、电子档案接收和长期保存系统、电子文件与电子档案传输报送系统、全省统一的数字档案共享体系。二是以信创为契机，积极参与试点，对标新《档案法》要求，创新提出“三包两结构一体化”的电子档案规范管理模式。其中，“三包”是指面向档案数据保存、管理和利用需求的存档信息包、管理信息包和查询信息包；“两结构”是指基本元数据和扩展元数据；“一体化”包括文档一体化和馆室一体化，通过实现电子文件与电子档案不同阶段、不同部门（业务处室、机关档案室与档案馆）的一体化融合管理，最大限度地提高整体管理效益。三是固化成果、形成地方标准——《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》，大力宣贯、扩大影响，推进电子文件单套归档和电子档案单套管理落地见效。
电子诉讼档案单套制改革助推全流程网上办案体系建设
上海市高级人民法院党组副书记、副院长茆荣华重点介绍了上海法院电子诉讼档案单套制改革的实践做法与建设实效。在全新的办案模式下，推进单套制改革与全流程网上办案体系建设融合发展是档案工作顺应时代发展、自身求存求变的必然选择。单套制改革重点从以下3个方面开展：一是推动电子卷宗质量控制前端化，在立案、办案、归档等阶段把好数据质量关，落实电子卷宗“一键归档”，探索出“电子原件单套归档、纸质原件双套归档、电子卷宗完整合规”的归档新路径。二是推动电子卷宗智能技术应用全程化，坚持业务与技术深度融合，持续改造电子卷宗随案同步生成系统和电子档案管理系统，持续优化材料智能识别功能、广泛使用智能文书辅助模板、全面推进电子签章技术运用。三是推动电子档案单套管理专业化，守好安全生命线，通过电子诉讼档案元数据管理、区块链技术应用、建设电子档案库房等措施确保电子档案“绝对安全”。从建设实效来看，截至目前，全市23家法院累计完成归档方式改革案件56.4万件。具体表现在以下3个方面：一是助推全流程网上办案体系全程贯通，上海奉贤法院电子卷宗中直接在线生成的诉讼原生性文件占比从改革前的42.9%提升至70.4%；二是助推全流程网上办案体系全网融合；三是助推全流程网上办案体系全域应用，实现审判要素自动提取、电子送达信息自动反馈、在线阅卷等功能，其中，电子送达适用率提升至60%。
中国科学院科技档案知识服务路径研究与实践探索
中国科学院文献情报中心副主任、中国科学院档案馆馆长潘亚男以科技档案资源为例探讨了档案知识服务的实现路径。新技术环境下，科技档案资源呈现出数字化、海量化、广泛化、复杂化等新特点，用户需求日益复杂，知识服务成为发挥档案价值的关键。在中科院档案馆的实践探索中，档案知识服务遵循“数字化-文本化-数据化-知识化”的基本技术路线，并构建了由资源、数据化、应用、技术等要素构成的科技档案知识服务体系。其中，资源是基础。在数量维度，拓展科技档案资源收集范围，做到应收尽收、应归尽归，将传统载体档案、科研电子档案、科学数据、野外台站科技档案均纳入档案资源，积极探索科学数据和科研档案在规划、制度和业务等层面的协同管理。在质量维度，提升科技档案资源建设质量，实现高效规范、全面深入，制定元数据标准，增加档案数字资源著录标引深度，开展电子文件元数据自动著录与内容标引，建立规范化程度高、数据量充足的结构化档案语料库。应用是目的，根据中科院的档案资源特点，将“战略性先导科技专项”和著名物理学家严济慈先生的相关档案资源作为科技档案知识服务的具体应用场景，通过主题词云、知识图谱、层级动态展示、可视化检索等功能助力服务升级。
主题报告·下午场
主持人：马林青
下午的主题报告第二场由中国人民大学信息资源管理学院副教授马林青主持。
建设项目电子文件“单套制”探索与实践
中国长江三峡集团有限公司档案中心主任王宝序分享了依托白鹤滩水电站工程开展的建设项目电子文件“单套制”归档探索与实践经验。在文件形成阶段，为解决电子文件法律效力问题，选用事件型电子签名；为解决代签问题，应用人员信息验证、手写签名、人像拍照等技术，实现“特定人员”签署；为解决补签问题，采用人员定位和时间戳等技术，实现了“指定地点”和“规定时间”的要求。在文件归档阶段，为解决真实性问题，采用元数据记录文件形成、流转全过程；为解决完整性问题，采用封装技术。在文件保管阶段，为解决长期可读问题，将电子文件统一转为PDF/A格式；为解决数据安全问题，部署“3+2”的备份方案（即线上3套、线下2套），同时允许下载去除电子签名、保留签章图形的电子文件，并加上水印，以防扩散。通过单套制归档，实现从电子文件到电子档案的全生命周期管理，为杜绝资料造假、实现质量管理闭环、提高工程建设项目管理水平发挥了积极作用。未来，仍需进一步探索“数字化交付”背景下的电子文件“单套制”归档问题。
电子文件档案化管理与智能化服务的冲突
上海大学文化遗产与信息管理学院于英香教授重点探讨了电子文件档案化管理与智能化服务之间的冲突和张力视角。新技术环境下，电子文件服务的颗粒度逐渐从文件级、单元级走向知识级，需求层级逐渐从凭证性、信息性走向知识性，档案用户对知识组织和服务的需求愈发凸显。而电子文件档案化管理具有版式化和脱离系统的典型特征。其中，版式化与数据化存在冲突，其原因在于档案化管理和智能化服务的目标不同，导致思维差异，映射到技术上演变为人的视角和机器视角的冲突，其本质是保管式思维与计算思维的冲突；而脱离系统与数据关联存在冲突，其原因在于归档系统与业务系统以及服务系统之间的不连续性。在此背景下，档案化管理的思维定势和路径依赖是否需要变革？是否需要突破当前的制度框架？如何看待档案部门与数据管理部门等其他部门的关系？这些都有待档案学界和业界的进一步思考。
内容智能：文档数据化的机制与效用
中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后杨建梁和祁天娇从内容智能的视角出发，重点探讨了文档数据化的内涵、任务框架、方法体系和实际应用。文档数据化是指将非结构化数据转变为机器可计算分析的数据，是从信息记录到可计算分析的数据的过程，其最终目的是文档资源的开发利用，具有人机协同、利用驱动、粒度细化、面向计算的特点。从内容和方法来看，文档数据化主要涉及4项任务，一是转录识别，用于解决文档内容可操作，主要有人工识别、OCR、语言模型、声学模型、关键帧识别等方法；二是描述增强，用于解决文档内容可理解，主要有元数据著录、元数据自动抽取、叙词表构建、主题发现、序列标注等方法；三是图谱构建，用于解决文档知识可获取，主要有本体构建、序列标注、实体消歧、关系抽取等方法；四是矢量处理，用于解决文档数据可计算，主要有图像表示学习、音频特征工程、文本表示学习、知识表示学习等方法。最后，以文档数据化编研为例呈现了数据化的机制与效用，通过文档的结构化、语义化和智能化能够实现编研成本的降低、利用效率的提升、协作能力的增强和成果形式的丰富。例如，将原来上百位编研人员1-2个月的漫长编研过程缩短至2-3天，不再需要纸质印刷，每年可为企业节省人力成本几百万元。
专家组问答
在专家组问答环节，与会的专家学者围绕业务系统数据归档、档案领域的非结构化数据管理、企业档案信息化建设、电子文件管理工作者能力建设、单套制管理、数据化和档案化的矛盾冲突与破解之道、“数据化”术语翻译、数据化编研的实例等问题进行了深入的交流探讨。论坛圆满结束。
结 语
为期一天的论坛，主题报告精彩纷呈，与会代表和报告嘉宾们积极互动，气氛十分热烈。与此同时，除线上参会的各位代表，国家档案局科信司、国家档案局档案科学技术研究所、江西省档案馆、中国长江三峡集团有限公司、国防大学等党政机关、企事业单位为加强档案人才队伍建设、培育档案工作者的数字能力，在论坛举办期间同步开展线下集体学习活动，组织档案工作者收看第十二届“中国电子文件管理论坛”，认真聆听各位领导和专家学者的精彩报告。与会人员纷纷表示，本届论坛主题鲜明，聚焦数据管理背景下的档案内容挖掘与价值实现，内容丰富紧凑，受益匪浅，已经成为学界和业界分享电子文件管理理论前沿动态和最佳实践经验的重要窗口和优质平台。
文：何思源