国际交流

城市建设档案国际学术研讨会及其启示

  2004年4月16日—18日,城建档案国际学术研讨会于在杭州召开,大会的主题是:证据、信息与记忆——城建文件、档案集成管理与集成服务研究。该会由“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务研究”国家自然科学基金课题组主办,受国家自然科学基金委员会资助,由中国人民大学信息资源管理学院、中国城科会档案信息专业委员会、浙江大学信息资源管理研究所和杭州市城建档案馆共同组织。此次大会共有80多人参加,其中有来自英国、美国、西班牙、新西兰、瑞士的8名国际档案界知名专家、学者和国内20多个省、自治区、直辖市的城建档案工作人员以及中国人民大学、清华大学、同济大学、浙江大学等学校的著名教授;大会发言人都是其所在领域的顶级专家,来自档案领域、建筑领域、城市规划领域等,大会的组织充分体现了会议主题所倡导的集成的思想,可以说大会本身就是一个集成的产物。尤其重要的是,这次大会是中国乃至世界在城建档案领域举办的第一个国际性学术研讨会,也是国内档案领域第一个由非政府的国家自然科学基金项目课题组主办的国际性学术研讨会,通过各组织方的努力大会取得了圆满成功。

  大会围绕会议主题讨论了四个方面的问题:档案领域和城建领域的信息化工作现状及其未来发展方向、电子文件管理和数字档案馆设计的国际化经验、城市建设证据、信息与记忆的积累、共享与交流保障、城建档案馆数字化和信息化建设的问题及其解决方案。发言的内容可概括为三个方面:一是国际、国内档案领域和城建领域信息化工作背景;二是城建文件、档案信息集成管理与集成服务理论及其实践研究;三是集成理论影响下的城建档案数字化和信息化建设情况及其他。下面将综述大会发言的要点并谈谈从此次大会得到的几点启示。

  一、 国际、国内档案领域和城建领域信息化工作背景

  英国利物浦大学档案研究中心教授Michael Cook致大会开幕词并作了题为“全球化背景下的档案管理”的报告,他评论了全球化对档案管理和文件管理的影响,指出全球化就像许多改革一样有利有弊,并针对现实存在的问题提出了一些解决方案,尤其适用于城建档案领域。

  新西兰Caldeson咨询中心主任Michael Steemson在大会作了两个报告,分别介绍了文件管理国际标准ISO15489以及电子政府给全球带来的挑战。他指出ISO15489这一国际标准是适用全世界各国的通用标准,对于各国结合自己的实际情况制定适合本国的文件管理标准起到了重要的指导意义,同时这一标准对于档案管理同样具有重要意义。电子政府所带来的挑战是全球性的,每个国家的政府都必须高度重视。他还在报告中指出如何做好电子政府工作,哪些事情是必需的,哪些是可有可无的,同时指出最终电子政府将抛弃“e”,成为真正受民众欢迎的政府。

  美国洛杉矶加利福尼亚大学副教授Anne J. Gilliland-Swetland详细地介绍了如何建立数字档案馆并保证其不断完善的国际化最佳实践经验和规范,包括建立数字档案馆应当考虑的基本因素、数字档案馆的馆藏范围、数字档案馆的内容、数字化选择、元数据类型、如何提高数字档案馆利用率等。

  英国利物浦大学档案研究中心主任Caroline Willianms介绍了英国电子政府建设的经验,探讨了在集成方面目前的政府议程和数字化态势对英国文件管理体制的影响。

  国际档案理事会建筑文件处主席、瑞士洛桑联邦综合科技大学现代建筑档案馆馆长Pierre Frey主要针对档案利用问题,提出数字技术使原本就很尖锐的有关传统档案收集的全球化问题更加复杂,使利用的条件更加成为问题。他举例论证了自己的观点,指出了保护数字建筑文件背景信息的重要性以及保证原始和真实性信息长久可用的必要性。

  西班牙马德里综合科技大学教授、首届国际建筑档案大会主席Manuel Blanco作了题为“关于建筑档案新理念的构建”的报告,总结了对建筑文件的价值以及建筑文件的收集、鉴定、保管、利用的新认识,指出我们正从事着建筑档案新理念的构建工作,我们共同的目标是实现建筑文档的集成并在建筑文档机构之间建立联系。

  国际档案理事会城市档案馆处主席、西班牙巴塞罗那市档案馆馆长Roman Alberch i Fugueras评价了城市档案馆和公共管理现代化的关系,指出城市档案馆在公共管理现代化中所扮演的角色日益重要。

  国家档案局科学技术研究所副所长邱晓威对中国档案信息化的发展现状做出了详细地分析,包括中国档案信息化建设的特点、主要内容、任务和存在问题以及解决方法。他认为我国信息化建设存在的问题及解决方法是:扩大指导范围解决规划和设计滞后问题;改变观念,结合体制改革,解决档案信息化的服务观念落后和方式滞后问题;扩大与国际和国家其他标准的兼容,减少档案专用标准的数量,解决相关法规体系不完善问题;从管理型向服务型转变,实现协同服务,解决档案信息化存在信息共享壁垒问题;加大信息资源建设比例,解决重设施建设轻信息资源建设的问题。

  同济大学教授宋晓冬介绍了城市规划管理信息系统数据库建设的基本途径,详细说明了系统的构成、所服务的主要业务以及系统基本建设过程和费用。

  同济大学教授张剑涛以城市开发研究为例,对城市规划研究中的信息利用需求及问题进行了分析,指出了用户利用档案信息的种种困难,强调档案管理应当以用户为中心,站在用户的角度考虑问题实现档案信息集成管理和集成服务。

  二、 城建文件、档案信息集成管理与集成服务理论及其实践研究

  中国人民大学副教授安小米是“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务研究”国家自然科学基金项目的负责人,她交流了集成管理与集成服务模式的研究及其启示。报告首先介绍了集成模式理论研究的背景,从目标、功能、最优化特征三个方面回顾了集成模式的基本构想。接着从保证研究的科学性和前瞻性出发,分析了项目组对集成模式构想的需求进行的调查和对集成模式的演进过程和发展阶段进行的调查,她得出了集成模式发展的三个过程和八个阶段的结论。在此基础上,安小米博士指出了集成模式未来的发展方向和对未来研究的几点建议。

  中国人民大学教授周晓英报告的题目是“信息资源集成管理、集成服务及其应用研究”,将集成模式应用于信息资源管理,是集成模式案例研究中的典型。针对城建信息资源集成管理她建议:完善城建信息基层机构的信息化建设,搞好数据库建设和信息网站建设,为最终实现高层次的城建信息集成服务打好基础。

  浙江大学信息资源管理研究所的何嘉荪教授作了“基于元数据的电子文件集成管理与服务”的报告,提出基于网络与XML技术的元数据解决方案是数字档案馆实现电子文件集成管理与服务的较佳选择。何教授认为,基于元数据的电子文件集成管理与服务模型由三部分组成∶元数据集成;管理系统集成;分布式存储。同时他还指出了几个必须关注的问题:信息安全问题、统一命名问题和格式标准化问题,其中格式标准化主要涉及如何更便于集成服务。

  清华大学副教授刘红岩作了“城建档案信息集成管理与集成服务的技术实现”的报告,她提出了通过数据仓库和信息集成技术来实现的城建档案信息集成管理与集成服务的技术方案。

  南京政治学院上海分院的张正强教授主要从技术角度,介绍了XML语言在电子文件管理中的功能和作用。

  三、 集成理论影响下的城建档案数字化和信息化建设及其他

  南京市城建档案馆信息技术科科长周建民在回顾南京市城建档案馆信息化工作的发展的基础上,阐述了科学决策、统筹规划与集成发展的信息化发展战略和实践,探讨了城建档案馆馆藏数字化的策略和方法。

  深圳市城建档案馆张志敏教授在运用集成化理念的基础上,向大家介绍了远程电子文件归档系统,描述了其在城建档案馆的实际工作中的操作流程与控制,形成了城建电子文件集成化管理模式,对当前电子文件管理和电子档案的提供利用具有很好的指导意义。

  广州市城建档案馆副馆长郑向阳主要从城建档案信息化的内涵入手,在阐述城建档案信息化工作主要内容的基础上分析了集成理念指导下城建档案信息化工作的集成模式,指出集成模式是多层次、多源、多时空、多维和多变量的;集成模式是城建档案信息化建设深入发展的必然选择。

  杭州市城建档案馆馆长黄伟明结合杭州市城建档案馆的实际,讲述了信息化建设的趋势,城建档案信息化建设的发展与规划。会议其间我们也参观了杭州市城建档案馆,集杭州市城建档案管理处、杭州市城建档案馆和杭州市建设信息中心三种职能为一体,杭州市城建档案馆采用文件连续体管理的模式在城建文件、档案和信息的过程化质量管理和数字化集成服务方面作出了积极的探索,在参与杭州市城市记忆工程建设和建委信息化建设方面取得了显著成绩。

  上海市浦东新区城建档案信息中心主任钱娟认为,采用WebGIS手段实现城建档案信息资源统一建设、可视化集成管理与开放服务是城建档案现代化管理的有效办法。大会结束后我们参观了浦东新区城建档案局、城建档案馆、城建档案信息中心,这三个机构及其管理机制的集成,给浦东档案工作的发展带来了新的机遇,是根据浦东小政府和大社会管理体制的具体情况做出的决策,取得了良好的经济和社会效益。值得思考的是浦东档案信息集成管理的成功经验得益于浦东政府各行各业的管理机构的建制本身就是集成的,档案管理与专业管理的集成是其重要的集成化过程。

  上海市城建档案馆唐岚女士介绍了上海市城建档案馆数字化和信息化工作的发展过程及现状。会后我们也到上海市城建档案馆做了调研,了解到该馆在数字化和信息化工作方面已经从大多数城建档案馆所处的演示系统阶段进入到了切实可行的社会化服务系统运行阶段,数字化和信息化为城建档案馆的工作提供了新的机遇,不仅提高了城建档案管理的效率和质量,同时扩展了城建档案工作的生存与发展的空间。与城市建设的发展同步不同完善城建档案的专业管理及其档案积累,与城建信息需求同步不断完善城建档案的开发利用及其数字化专题信息服务是上海市城建档案馆数字化和信息化建设成功的经验。

  四、几点启示

  通过大会的发言、会后讨论以及会议安排的参观,我们可以得出以下几点启示:

  1. 城建档案规范建设及其与国际规范的接轨日益重要。从国外发言人尤其是新西兰Caldeson咨询中心主任Michael Steemson所做的关于文件管理国际标准ISO15489的发言提问情况来看,各城建档案馆的工作人员都很关注标准的问题,大家对文件管理国际标准ISO15489表现了浓厚兴趣,都愿意采纳这一标准,结合各地的实际情况,加以具体运用。这说明我国的城建档案管理正在朝着与国际接轨的方向发展。

  2. 集成化的研究方法对数字化和信息化建设问题的研究具有特别重要的指导意义,应该进一步继承和发扬。从多学科和多领域的视角看问题,考虑各种不同研究用户的需求,将国际和国内的最佳实践经验和规范相结合、相对比,取长补短,理论与实践相结合,各个阶段的研究互补、互识、互证和优化对于保证研究成果的前瞻性和实用性十分有效。

  3. 国家自然科学基金课题组提出的集成理念已被广泛认可,绝大多数城建档案馆都愿意采纳集成模式,但如何将集成管理与集成服务的理论运用到实践中,还需课题组作进一步研究。由于各城市的经济和技术发展不平衡,各地城市建设的情况及其管理体制各不相同,城建档案的管理水平及其信息化发展阶段也不相同,因此实现城建文件和档案信息集成管理与集成服务的模式也将存在多种形式,各馆应当根据自己所处的阶段和具体情况拟定发展规划,不可盲目跟从或模仿其他单位的做法。

  4. 集成服务的研究应当作为今后研究的重点,根据不同类型城建档案馆的情况,提供不同的服务模式,因地因时制宜,是解决理论与实践结合问题,回答集成理论和集成模式如何运用和服务于具体实践、如何使城建档案馆受益等问题的重要途径。集成服务的模式还应该考虑用户利用档案过程中存在的障碍,将用户的需求融入管理与服务的全过程,以便取得更好的经济和社会效益。

  总之,这次大会是我国城建档案领域举办的首次国际学术会议,对扩大城建档案工作与国际档案界的交流,促进城建档案信息化建设及其标准规范与国际接轨有十分重要的意义。这次研讨会不仅给中国的档案工作者一个了解世界的机会,也给外国的学者一个了解中国的机会。正如国际档案理事会建筑文件处主席Pierre Frey所说的,这是一个非常成功的大会,对世界各国的建筑档案和城市建设档案事业的发展来说都是一个巨大的贡献。大会安排的参观活动也使大家大开眼界,收获颇丰。我们期待着以后召开更多的类似此次研讨会的其他会议,不断推动城建档案理论研究的深入和实践的发展。

  中国人民大学研究生 刘静

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