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第七届中国电子文件管理论坛在中国人民大学隆重举行

    20161119日至20日,由中国人民大学电子文件管理研究中心、电子文件管理推进联盟联合主办的第七届中国电子文件管理论坛在中国人民大学国学馆报告厅隆重举行。此次论坛的主题为“电子文件管理十年:回顾与展望”,旨在回顾“十二五”的基础上总结经验,分析形势;在展望“十三五”的发展中谋划布局,描绘未来。


    中国工程院倪光南院士、国家档案局付华副局长、国家电子文件管理部际联席会议办公室于传斌副局长、工信部信软司高林副司长等专家、领导莅临会议并致辞,来自中央和地方党政机关机关、企事业单位、档案局馆、高等院校和软件厂商的280多位代表参加了论坛。报告厅座无虚席,现场气氛非常热烈。



    19日上午,中国人民大学信息资源管理学院院长张斌教授宣布论坛开幕,并代表主办方向参会人员表示热烈欢迎和诚挚感谢。


中国人民大学信息资源管理学院院长张斌教授


    中国人民大学校务委员会副主任、学术委员会委员电子文件管理中心主任冯惠玲教授首先致欢迎辞,她对会议主题进行了阐释,指出世界变化进程加快,人类社会日新月异,在这样的大背景下,电子文件的变化也十分巨大,电子文件数量飞速增长,在经济发展、政治生态、记忆传承中也扮演着越来越重要的角色。电子文件管理的内涵和机制更加科学和深入。但与此同时,电子文件管理也同时面临着载体老化快,寿命短,脆弱性等突出问题,目前世界多国都在大力推进电子文件全程管理,我们必须深入了解国内外电子文件管理现状,尽快行动起来,通力合作,多领域多渠道推动我国电子文件管理的发展。本届论坛报告人阵容豪华,与会代表亦有很多高人,希望大家都收获满满。


中国人民大学信息资源管理学院冯惠玲教授


    中国工程院倪光南院士致辞时指出,电子文件管理是当前数字时代的产物,电子文件管理要跟上技术发展的脚步。倪院士以早期电子邮件、外存设备发展为例,指出目前由于软件系统、技术设备更新换代,部分文件已无法识别。这些都对电子文件管理提出需求和挑战,电子文件管理和每个人都息息相关。


中国工程院院士倪光南



    国家档案局付华副局长指出,中国在档案信息化建设方面做了许多工作,取得了不少成绩:一是中国电子文件管理越来越受社会重视;二是电子档案相关规范体系不断建立;三是档案网络与信息系统功能不断完善;四是数字档案馆建设得到推广,发布了建设指南与评价标准;五是档案资源建设取得了成效。但是,在肯定成绩的同时也应注意到以下几个方面的问题:一是数字档案馆建设水平还有待提高,二是要对特殊类型电子文件的归档与管理还有待加强,三是电子文件的真实性、完整性、可用性与安全性需求还有待进一步确保,四是数字档案资源的共享利用还有待提高,同时安全保证还有待加强。


国家档案局付华副局长


    国家电子文件管理部际联席会议办公室于传斌副局长肯定了中国人民大学在电子文件研究领域所取得的丰硕成果,为我国电子文件管理工作的推进提供了有力的支撑。目前,我国电子文件管理领域已逐步完善了机制,初步形成了标准,取得了不少成绩。但是与社会要求相比,还有不相适应的地方,电子文件管理水平有待进一步提高。《国家电子文件管理十三五规划》已经颁布,希望大家共同努力,充分发挥电子文件的作用。


国家电子文件管理部际联席会议办公室于传斌副局长


    工信部信软司副司长、中国电子技术标准化研究院副院长高林指出在国家电子文件管理部际联席会议办公室的主持下我国电子文件管理领域取得了一定成果,而标准制定正是其重要抓手,电子文件存储与交换格式国家标准OFD已于10月发布。该格式完全是自主研发,目前已在多部门多地进行验证,得到了广泛认可,希望在未来五年,电子文件管理有更大提升。


工信部信软司高林副司长


    开幕式结束后,论坛进入报告阶段。


    国家电子文件管理部际联席会议办公室程春雨副处长首先做题为“我国电子文件管理回顾与展望”的报告。他回顾了电子文件管理部级联席会议成立的过程,以助学贷款合同电子化、国防科工电子文件、电子证照等领域电子文件管理和应用试点为切入点,生动揭示了电子文件管理的现实意义,并依据《国家电子文件管理十三五规划》,指出未来五年我国电子文件管理工作以增强电子文件管理能力为中心,以规范电子文件应用为主线,着力完善制度标准规范体系,着力提升电子文件管理质效,进一步推进党政机关电子公文标准化应用、推进电子文件立法、电子证照的使用。


国家电子文件管理部际联席会议办公室程春雨副处长



    冯惠玲教授就“全球范围内电子文件管理的数字转型”这一主题做报告。她从数字转型已成为必然趋势,文件管理数字转型的五大要素和数字转型的进展与前景等三方面,通过对中外代表性国家的数字转型现状、特点和先进经验的全面系统概述,指出数字转型主要涉及战略框架、体制、业务、系统、能力等五大要素,并呈现出基于信任的观念引导、基于全程的覆盖范围,基于统筹的体制保证、基于合力的动力机制、基于业务与技术并重的实施重点和基于能力与责任的内涵等六大特征。最后冯教授深情地说道:“文件管理的数字转型不是独轮车,而是多轮驱动的重型车,文件管理数字转型这辆车还在路上,而我们都在车上,希望大家能联合起来,共同推进这辆转型之车不断向前”。


冯惠玲教授报告中


    随后,论坛举行了简短的新书发布仪式,电子工业出版社社长、总编辑刘九如,冯惠玲教授和张斌教授一起为由中国人民大学信息资源管理学院刘越男教授和马林青博士主编的新书《2010-2015年电子文件管理发展与前沿报告》的首发揭幕。


新书发布仪式:电子工业出版社社长、总编辑刘九如(中)


    世界银行高级信息官Linda McBride女士做了题为“世界银行电子文件管理—过去十年和未来发展”的报告。她以世界银行电子文件发展现状和未来展望为主线,介绍了世界银行及其电子文件发展的历史,重点从建立电子文件内容,集成和简化及开放和利用三个方面讨论了电子文件的分类、保管期限政策、安全和访问、集成化应用、提高归档效率等问题,指出世界银行电子文件管理面临提高检索效率、简化和质量控制的统筹、确认文件价值等诸多方面的挑战,未来将进一步简化系统,推进移动化、文本分析和集成化,并进一步改良用户体验。


世界银行高级信息官Linda McBride女士


    19日下午的会议由中国人民大学信息资源管理学院谢丽特聘研究员主持。


中国人民大学信息资源管理学院谢丽特聘研究员


    国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件管理:说易行难”的报告。John指出,多年来,文件工作者一直倡导将文件管理整合到业务流程的设计中,但这显然不是我们可以独立完成的。文件工作者首先要重新调整思维方式,从文件的视角看业务流程转变为从业务流程的视角看文件,要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业务流程的价值,了解业务流程及其环境。其次,文件工作者要走出去,要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流并积极对话,共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。


国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald先生


    福建省数字福建建设领导小组办公室规划处汪翔高级工程师做题为“福建省电子证照管理的发展”的报告。他从建设初衷、电子证照定义入手,分别从法理基础、平台基础、数据基础和应用推广等四方面详细介绍了福建省电子证照建设与管理工作的思路、经验做法和下一步工作打算。福建省自2010年正式启动电子证照一期工程建设以来,建立了电子证照共享服务体系,完善了相关标准,推进了证照存量电子化转换及电子证照的应用。


福建省数字福建建设领导小组办公室规划处汪翔高级工程师


    国家档案局经科司蔡盈芳处长做题为“新环境下的电子文件管理新政策”的报告,从新环境对电子文件管理的新要求入手,介绍了《企业电子文件归档与电子档案管理指南》的背景和主要内容,并通过案例说明了新《会计档案管理办法》中关于电子文件管理的新规定。


国家档案局经科司蔡盈芳处长


    工信部电子技术标准化研究院李海波主任就国家标准《电子文件存储与交换格式 版式文档》(GB/T33190-2016)做简要介绍,报告阐述了标准研制的过程、标准的特点和主要内容,并对软件产品的实现及应用情况作出了详细的说明。


工信部电子技术标准化研究院李海波主任


    北京数科网维技术有限公司总经理王少康做“不仅仅是标准--OFD标准的落地应用”的报告,分析了OFD在电子档案、网页、电子公文、电子证照等领域中应用的难题和解决方案。


北京数科网维技术有限公司总经理王少康


      20上午,会议在中国人民大学信息资源管理学院安小米教授的主持下进行。


中国人民大学信息资源管理学院安小米教授


    中国人民大学信息资源管理学院档案信息化教研室主任张宁副教授,针对近十年来我国电子文件研究的现状做了题为《2006-2016我国电子文件研究发展分析》的报告。报告基于文献研究的方法,运用citespaces 文献可视化工具从文献数量、文献类型分布、高频作者等七个角度,通过整体分析和分阶段描述两种方法,对近十年我国电子文件研究的现状进行了分析,并从理论和实践层面对我国电子文件未来的发展趋势进行了预测。


中国人民大学信息资源管理学院张宁副教授


    随后,来自解放军南京政治学院上海校区军事信息管理系的段荣婷副教授就我国军队中电子文件管理标准的研究现状及其发展,作了题为《电子文件管理标准军队研究:回顾与展望》的报告。报告列举了电子文件管理标准军队研究团队及主要成果,总结了电子文件管理标准军队研究特点、经验及启示,以军队及其电子文件管理改革实践为出发点,从标准研究重点方向、标准研究重点对象等方面,对我国军方电子文件管理标准的研究趋势进行了展望。


解放军南京政治学院上海校区军事信息管理系段荣婷副教授


    国家开发银行办公厅处长、高级经济师韦海以电子文件在实践中的“管理”与“应用”的双轮驱动为主题,作了题为《业务类电子文件管理与应用——以助学贷款业务为例》的会议报告。报告首先介绍了业务类电子文件的分类及其核心价值,分析了业务类电子文件管理与应用的必要性;其次,围绕业务类电子文件的管理难点介绍了国家开发银行的解决方法及其成效;最后,报告总结了国家开发银行电子文件管理和应用的实践经验,为未来的电子文件的“管理”与“应用”融合提供了有益的建议。


国家开发银行办公厅韦海处长


    作为本次论坛的压轴发言人,来自国家电网公司办公厅文档处处长、国家电网公司档案馆馆长周峰作了题为《国家电网公司电子文件管理实践与探索》的报告。报告围绕电子文件管理工作给国家电网公司发展带来的难题与机遇,从强化顶层设计、开展业务调研、创新管理模式等六个方面详细阐述了国家电网公司电子文件管理工作的主要做法,并介绍了电子文件工作为公司带来的直接效益和间接效益。同时,报告针对国家电网公司电子文件管理工作遇到的一系列新问题与新挑战,介绍了公司在编制国家标准、统一集成服务和建设国网文库等方面的有益探索。


国家电网公司办公厅文档处周峰处长


    20日下午,论坛以平行会议的方式继续进行,共分为自由讨论和圆桌会议两个部分。


    自由讨论的主题为“电子文件管理的关键问题和对策”,由中国人民大学信息资源管理学院的钱毅副教授主持。在钱毅副教授的倡导下,机关代表、企业代表、高校代表、学者代表以及学生代表分别针对电子文件管理在行政管理、商业经营、教育教学、科学研究等领域的现状,提出了各自的见解及问题。与会者广泛交换意见并进行了积极的讨论。这些问题的提出和讨论,不仅促进了学界、业界乃至各行各业之间的理论与实际经验的交流,也为电子文件管理的理论研究与实践应用的结合提供了宝贵的建议和意见。


中国人民大学信息资源管理学院钱毅副教授


    社交媒体圆桌会议的主题为“社交媒体与文件管理:融合 发展 前瞻”,由来自中国人民大学信息资源管理学院的王健教授主持。与会代表围绕着档案社交媒体公众号运营与评估、社交媒体文件归档与长期保存、社交媒体的合作等问题展开了多角度探讨。王健教授提出了建立社交媒体联盟的构想与倡议,得到了与会者的热烈响应。


中国人民大学信息资源管理学院王健教授


    在为期两天的论坛中,会议发言人从政策发展、理论研究、标准建设、实践探索等角度回顾了国内外电子文件管理的历程,并对我国电子文件的未来进行了展望。与会者和报告嘉宾在台上台下互动积极,会场气氛热烈。多位与会代表都表示此次会议不仅促进了学界范围内的理论交流,更为学界和业界乃至各行各业的跨领域交流和合作提供了良好的契机与平台,期待十三五期间我国电子文件管理工作进一步发展,在提高业务效率、保证业务运营、提高决策水平、服务信息需求等方面不断突破。


领导和部分报告人合影


倪光南院士在会场



认真的听会者


幕后志愿者默默付出


来年不见不散




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